Especialista explica limites da IA em reuniões, quando o resumo basta e quando sua ausência prejudica decisões
A adoção de ferramentas que gravam encontros, transcrevem falas e geram resumos automáticos tem crescido nas empresas, e muitos profissionais se perguntam se a IA em reuniões já pode substituir a presença humana.
Para o professor Marcos Barreto, da Fundação Vanzolini, a resposta é clara, e equilibrada. Segundo ele, a IA em reuniões já tem um papel importante ao estruturar o que foi discutido e entregar uma síntese objetiva do encontro, mas não substitui a participação. “Dizer que a IA pode substituir a presença humana é muito forte. O que a gente consegue é saber o que aconteceu lendo o resumo, os itens que ficaram para serem tratados em seguida, ou seja, aquela clássica ata da reunião”, avaliou Barreto.
Quando a IA em reuniões funciona bem
A IA em reuniões é mais eficiente em encontros cujo objetivo principal é informar, e não debater. Em situações de comunicação unidirecional, o resumo gerado automaticamente costuma oferecer uma visão objetiva e útil do que foi compartilhado.
Exemplos comuns em que o resumo pode ser suficiente são apresentações gerais sobre o andamento da empresa, prestações de contas de departamentos e comunicados internos que não exigem troca de opiniões. Nessas ocasiões, acompanhar a ata ou a transcrição pode ser mais rápido e prático do que assistir a gravação inteira, especialmente quando o tema não afeta diretamente o trabalho do colaborador.
Quando a presença humana continua indispensável
Por outro lado, quando o encontro envolve tomada de decisão, divergências de opinião, definição de prioridades ou construção de soluções, a presença humana é fundamental. Barreto alerta que, nessas reuniões, o resumo não consegue capturar toda a complexidade das interações, e há risco de perder espaço para defender posições, deixar de trazer informações relevantes e ficar afastado do processo decisório. “Em reuniões de tomada de decisão, nas quais os profissionais participam não só contribuindo com ideias, mas sendo parte da solução, o risco de utilizar apenas a IA é muito maior”, afirmou o especialista.
Além disso, reuniões podem mudar de direção, aprofundar temas ou incluir decisões imprevistas que raramente aparecem com fidelidade em um resumo automático. A ausência de participantes chaves pode atrasar projetos, limitar debates e gerar decisões mal fundamentadas.
Principais riscos de confiar apenas na IA em reuniões
Uma pesquisa da Software Finder aponta riscos concretos de depender exclusivamente do resumo gerado por IA. Faltar reuniões confiando apenas no resumo da IA pode trazer problemas como perda de nuances (48%), questões de privacidade (46%) e riscos de segurança de dados (42%), segundo o levantamento. Esses números mostram que, além de limitações de compreensão, há preocupações com o tratamento e proteção das informações registradas.
Na prática, contar somente com a tecnologia pode levar a perdas importantes para a colaboração e para a qualidade das decisões coletivas. Profissionais que não participam ativamente podem deixar de influenciar prioridades, perder contexto e comprometer a execução de tarefas que exigem alinhamento fino entre os envolvidos.
Como usar IA em reuniões de forma segura e produtiva
Para aproveitar os benefícios da IA em reuniões sem correr riscos desnecessários, é recomendável adotar regras claras. Primeiro, defina que tipos de encontros são passíveis de registro automático, e quais exigem presença obrigatória. Use a IA como apoio em reuniões informativas e adote participação ativa em reuniões estratégicas.
Segundo, estabeleça políticas de privacidade e segurança, controlando quem tem acesso às transcrições e como os dados são armazenados. A escolha de ferramentas com recursos de criptografia e conformidade com normas de proteção de dados ajuda a mitigar os riscos citados pela pesquisa da Software Finder.
Terceiro, prefira formatos assíncronos quando apropriado, como documentos colaborativos, vídeos gravados e mensagens estruturadas com apoio da IA, sempre que a interação em tempo real não for necessária. Esses formatos podem reduzir o número de reuniões e manter a equipe informada, sem sacrificar participação e responsabilidade.
Por fim, combine a IA com práticas humanas, como resumos validados por participantes, decisões registradas explicitamente e a definição clara de responsáveis por cada encaminhamento. Assim, a tecnologia passa a ser uma ferramenta que organiza informações e economiza tempo, sem substituir a escuta, a negociação e a tomada de decisão humanas.
A adoção ponderada da IA em reuniões permite ganhar produtividade, sem perder a governança e a colaboração necessárias para decisões de impacto. Usada com regras, transparência e critérios, a tecnologia se torna aliada, e não substituta, da participação humana.
Fontes, Software Finder, Tech.co, entrevista com Marcos Barreto, Fundação Vanzolini.
